A Ferrous e o Operador Nacional do Sistema Elétrico (ONS), os dois vencedores na categoria Grand Prix do prêmio Intranet Portal 2010, apesar de atuarem em mercados distintos possuem algo em comum em relação as suas intranets: a proposta de uma rede interna mais produtiva e convidativa para os colaboradores. Os projetos foram apresentados, em setembro, em workshop oferecido pelo Instituto Intranet Portal. Até o final do ano, os cases ganhadores nas categorias ‘Colaboração’, ‘Conteúdo’ e ‘Integração em TI’ também serão discutidos.

De acordo com Jamisson Melo, analista de TI do ONS, entidade sem fins lucrativos, responsável pelo controle da operação das instalações de geração e transmissão de energia elétrica, a intranet da instituição foi implantada com base em outros dois princípios: conteúdo e integração em Tecnologia da Informação. A meta era renovar esse ambiente virtual – representante da chamada Web 1.0 – que apenas divulgava notícias básicas. “Os colaboradores não participavam de forma alguma. A importância de uma web 2.0 foi nossa motivação para essa intranet”, explica.

Atualmente, o departamento de comunicação da ONS é responsável apenas pelo conteúdo institucional do site, e a informação passou a ser administrada também por seus funcionários, aumentando o sentimento de pertencimento à organização. “Hoje, eles são donos da rede, quer seja comentando uma notícia, quer seja disponibilizando documentos etc.”, enfatiza Melo, lembrando-se de outros benefícios como uma comunicação mais transparente e a facilidade de acesso ao conteúdo publicado.

Até maio deste ano, quando a nova intranet da Ferrous foi implantada, a companhia de mineração possuía uma rede meramente informativa. “Publicávamos apenas notícias, o feijão com arroz da comunicação interna”, esclarece Alessandro Oliveira, analista de informação sênior e gestor da intranet da empresa.

Para o novo portal interno, mudanças foram feitas visando um maior suporte aos processos organizacionais. “Queríamos um aspecto mais de ‘business’ do que centralizador de informação.” A meta, segundo ele, era ter o site como um catalisador para atingir resultados. Não à toa, a rede foi uma iniciativa da área de gestão, diferentemente de outras empresas em que o projeto geralmente parte do departamento de comunicação ou de TI.

A proposta era alinhar o ambiente aos negócios. Assim, planilhas e ‘dashboards’ foram disponibilizados na rede visando maior eficiência operacional. “A intranet trouxe automatização de processos e acelerou a tomada de decisões. Dessa forma, passou a fazer parte do dia a dia dos colaboradores”, analisa.

Para o analista da Ferrous, um dos desafios encontrados após o lançamento da nova rede foi o envolvimento de seus usuários, que não tinham conhecimento do projeto. Naquele momento, as lideranças tiveram um papel importante nessa conscientização. Os gestores foram os primeiros a usá-la. “Com o tempo,os colaboradores passaram a entender que a intranet era um investimento necessário”, explica Oliveira.

A participação dos líderes também foi fundamental na ONS, como explicou Jamisson Melo. Foram oferecidas oficinas aos usuários para que entendessem a importância do novo site interno e conhecessem suas possibilidades. “A rede é extensa e tem muitas funcionalidades. Há hoje 12 comunidades e seis blogs”. O analista ressalta que os treinamentos ainda são realizados periodicamente no Rio de Janeiro, em Brasília, Recife e Florianópolis. “Fazemos isso, pois estamos sempre oferecendo novidades para os usuários”, explica.

Matéria originalmente publicada no site Nós da Comunicação, republicada aqui com anuência dos seus gestores.

1. Integração + Conteúdo + Colaboração = Intranets e Portais Corporativos avançados
2. Intranets e portais corporativos no Brasil estão mais maduros
3. “Saber Técnico” – De simples aplicativo a Portal do Conhecimento (parte III – final)