Il contesto

Un maggiore accesso alla tecnologia digitale riproduce le organizzazioni e le istituzioni direttamente nel mondo dei computer e dei sistemi informativi, e sempre un maggior numero di aziende e istituzioni che utilizzano portali aziendali come strumento per la gestione e le informazioni sul documento.

Portali aziendali accessibili sulla rete interna (intranet) o in remoto da un altro tipo di sicurezza, connessione cifrata sono mezzi di scambio di corrispondenza e di generare centinaia di nuovi file ogni ora. Oltre a generare informazioni sulla gestione della società (il ruolo di registrare le azioni e le operazioni), ma generano anche i file di comunicazione tra i dipendenti, le circolari, le notizie e le relazioni degli strumenti selezionati. Per non parlare di quelli classificati come contenuto istituzionale, oltre che educativo.

E 'sempre più chiaro che l'informazione professionale deve svolgere il suo ruolo nella difesa di record che sono davvero interessanti, come prova e registrare le azioni delle amministrazioni. I file digitali accumulano rappresenta l'attuale amministrazione, giorno per giorno. Ma anche così, gli spazi digitali, dobbiamo ottimizzare l'archiviazione e l'accesso a questi file.

La trama

Spesso, a causa della mancanza di pianificazione delle basi di dati e sistemi informativi che sono i portali e la gestione dello scambio di informazioni, o anche la semplice mancanza di lungimiranza e di proiezione del futuro prossimo, questi file finiscono in piedi in liste indicizzate solo cronologicamente, ignorando tavolo temporalità, classificazione o la valutazione e lo smaltimento.

Migliaia di pagine commerciali, educativi, dottrinali, i blog e le loro prospettive e le pagine personali, le persone perdono un sacco di tempo per cercare e selezionare le informazioni che cercano. Anche i motori di ricerca ancora non riconoscono la semantica. E il tempo necessario per selezionare i font o individuare il documento sarà molto maggiore per l'utente.

Un altro problema è che questi documenti devono essere conservati in media, ma anche i media digitali più avanzate hanno limitato la durata. CD durano una media di cinque anni, e se c'è qualche problema nel vostro deposito (o anche usare), tutti i dati sono inaccessibili. Anche i computer più comuni utilizzati come server spesso hanno bisogno di sistemi e spazi reinstallare rilasciati. I media si muovono e cambiano costantemente.

In precedenza, i floppy disk da otto pollici memorizzati i dati in modo efficiente, ma oggi è difficile trovare un hardware per accedere a queste informazioni.

Come agire

Sempre di accumulo documentario generato questi database aziendali e le istituzioni hanno bisogno di essere trattati in un modo migliore, hai bisogno di una classificazione. Qui, avete bisogno di un sacco di creatività nella creazione di linguaggio documentario che l'utente può utilizzare il tempo più comune di produzione del documento. L'utente inoltre indici e "file" del documento.

La visione di creare questo linguaggio da applicare nei metadati, dovrebbe essere lo stesso come l'utente finale, la persona che è in un terminale e genera un documento, un file o messaggi di posta elettronica scambio. E 'con questa mentalità che l'archivista dovrebbe pensare - come l'utente finale.

È necessario tenere a mente che il portale aziendale per memorizzare e scambiare le esigenze di informazione di un tavolo temporalità applicazione. Non possiamo spendere byte (che si accumulano e hanno bisogno di essere ottimizzato) con un documento che non ha alcun valore per l'amministrazione o non costituisce la prova di azione o di avere valore futuro.

Molti documenti hanno valore al momento della creazione, ma sono presto sostituiti da altri o addirittura sono incorporati da un'altra serie o fondo. E 'il controllo di versione, che nel file di permanente fase dovrebbe prendere in considerazione solo la versione più recente del documento.

La pletora di informazioni su reti digitali è proporzionale al caos che è un sistema senza pianificazione e la preoccupazione per la classificazione. Per risolvere questo problema è necessario prestare attenzione ai principi di diplomatica e archivistica, come autenticità e di valutazione.

L'attore principale di questo atto

Archivista entra nel cervello, che definisce "regole aziendali", il profilo di metadati e informazioni dell'architettura agli ambienti digitali. E non funziona come è stato fatto nel tempo di trattamento tecnico della carta.

C'è un pericolo in questo processo, in cui l'utente finale o qualche intermediario si interrompa a causa una sorta di documento di modulo che serve l'amministrazione o di avere un senso della storia. Con folksonomie (classificazione sociale) può diventare una realtà al più presto. La questione è così importante che oggi, documenti stampati sono considerati copie non pubblici di file digitali, in ordine di metadati minimamente strutturato in ambienti digitali. Si vede solo una polizia federale bussare. Oltre i ladri sono stati arrestati, i computer appaiono sempre sotto il braccio di un agente di polizia nelle operazioni che vediamo in TV.

Le macchine dispongono di spazio limitato e durata. Quindi la preoccupazione del archivista deve anche impostare la classificazione e selezione di file digitali, anche un sistema costante di back-up, per non parlare della certificazione / firma. Cioè, la questione della verità è molto importante, così come la correttezza e l'autenticità dei documenti.

La partecipazione di archivisti nella pianificazione del database inizia, quindi, nel determinare il flusso di informazioni, utilizzando le risorse di Information Architecture.

Tale partecipazione comporta anche comprendere l'uso del portale - pensare con la mentalità del cliente finale - e immaginare che la generazione dei file, devono essere pre-ordinati (attraverso metadati), organizzato attraverso il linguaggio del documentario e di promuovere una migliore facilmente nel futuro processo di selezione.

La sfida più grande è quello di trasmettere ai professionisti in tecnologia questi requisiti di base. Ed è possibile pensare l'architettura delle informazioni, l'organizzazione logica delle informazioni e di un sistema per l'indicizzazione efficiente.

Quindi, dovremmo essere in grado di interferire nel processo di pianificazione di portali che gestiscono file e documenti. Noi pensiamo come voi e facilitare un processo di semina questi file. Dobbiamo essere in grado di pensare l'architettura delle informazioni di questi sistemi per facilitare l'accesso alle informazioni digitali. Ottimizziamo l'archiviazione di documenti, al fine di risolvere la questione della conservazione e la disponibilità delle informazioni e dei documenti. Compiti sono urgenti e che spetta a noi, professionisti dell'informazione, la loro corretta applicazione. Il mondo è digitale e dobbiamo mettere in atto questa storia.

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L'autore: Charlley chiaro pubblicista s 'e archivista presso l'Università Federale di Rio Grande do Sul progetti specialistici GED e Scienze dell'Informazione, servito da partecipazione, pianificazione media e agenzie pubblicitarie per oltre dieci anni, che servono le campagne pubblicitarie per le aziende e organizzazioni di Rio Grande do Sul nel settore di internet ha iniziato la sua attività nel wwwriters con la preparazione del progetto, la preparazione e la raccolta di contenuti, e il lavoro di sviluppo. Creato progetti web, strutturare l'architettura delle informazioni e dei contenuti. Consulente di Scienze dell'Informazione e della Comunicazione Consulenti Plena, hanno lavorato su progetti di CCR, Contax e Sebrae. Attualmente sviluppa anche la ricerca accademica nel campo della scienza dell'informazione come web, metadati, flusso di lavoro e informazioni architettura semantica